Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế

Thứ Năm, ngày 25/07/2013, 06:00

Soạn email cũng như khi đặt bút viết một lá thư, viết thư có quy tắt thì email cũng vậy. Thậm chí, bạn có thể xem trọng việc soạn email như làm một bài báo cáo, luận văn để dành cho nó sự tỉ mỉ, tinh tế tối đa.

Chọn địa chỉ email nghiêm túc

Có một sự khác biệt dễ nhận thấy giữa những người đi làm và tuổi teen, đó chính là nickname và địa chỉ email mà họ sử dụng. Không phải đánh đồng tất cả, nhưng rõ ràng những người nghiêm túc trong công việc sẽ chọn lựa tên tài khoản cho các dịch vụ chat, email mang chính tên của mình, nếu trùng thì sẽ linh động một số ký tự cho thích hợp.

Chẳng hạn, lemyngoc@, ngoclm@, myngoc_hcmc@,... Trong khi một số bạn trẻ vẫn sử dụng những cái tên khá “kêu”, như cobedangyeu@, giac_mo_tuyet_trang@, Nobiba_123@,... chỉ thích hợp cho việc tán ngẫu vui vẻ giữa những người bạn. Vì vậy, các bạn học sinh, sinh viên thường xuyên phải trao đổi công việc hoặc sắp đi làm hãy chuẩn bị cho mình một địa chỉ email thật nghiêm túc để sử dụng dài lâu.

Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế - 1

Soạn thảo email là cả một nghệ thuật. (Ảnh minh họa)

Tuân thủ quy tắc soạn thảo Tiếng Việt

Quy tắc soạn thảo văn bản và cách sử dụng từ ngữ, dấu cấu trong Tiếng Việt là điều mà ai cũng đã từng học qua. Song thực tế vẫn còn rất nhiều người vi phạm vấn đề này, khiến người đọc có cảm giác khó chịu và họ sẽ đánh giá thấp người gửi email.

Vì vậy, khi soạn email, bạn phải tuyệt đối chú ý những điều sau: viết hoa đầu dòng; dấu chấm, dấu phẩy, chấm thang, dấu hỏi liền ký tự đứng trước, cách ký tự đứng sau một khoảng trắng; dấu ngoặc kép, ngoặc tròn không được có khoảng cách với từ, câu mà nó bao bên trong,…

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và độ suôn

Không bao giờ được nhấn nút Send ngay sau khi vừa soạn xong nội dung. Dù ngắn hay dài, bạn hãy đọc lại email một lần, chỉnh chu lại những dấu câu chưa hợp lý, thay đổi hay bổ sung một số từ nối sao cho đoạn văn nghe thật suôn.

Tiêu đề email thể hiện được tối đa nội dung bên trong

Khó mà yêu cầu chỉ dùng một dòng tiêu đề để nói lên hết nội dung bên trong email, tuy nhiên bạn phải dành thời gian suy nghĩ được tiêu đề thật súc tích thể hiện được tối đa nội dung đó, thay vì gõ bừa là “Hi”, “Xin chào”, “Gửi anh”,…

Ngay cả tiêu đề email dạng “Gửi anh báo cáo” nhiều lúc cũng chưa thật sự thích hợp, mà nên chi tiết hơn, chẳng hạn “[Ngọc_Phòng kinh doanh] Gửi anh báo cáo Quý 2/2013”. Như ví dụ trên, việc dùng một số ký tự để phân biệt các phần trong tiêu đề cũng là cần thiết để người nhận nhanh chóng hiểu được.

Phân đoạn nội dung email

Đừng viết nội dung email dài ngoằn mà chỉ có một đoạn duy nhất, bạn hãy phân đoạn dựa trên những nội dung nhỏ. Tuy nhiên, nếu một nội dung quá dài thì hãy tiếp tục tách ra nhiều đoạn nhỏ hơn, mỗi đoạn không nên dài quá 5 dòng và cách nhau bằng một dấu Enter. Đây là nguyên tắc cần chú ý để tạo cảm giác thoải mái cho người đọc email, ngay cả các bài báo mạng cũng thường áp dụng cách làm này.

Nếu có những đề mục nhỏ cho các nội dung trong email, bạn có thể in đậm dòng đó lên và sử dụng thêm tùy chỉnh màu nền là một màu sắc nhẹ như màu xám, xanh nhạt, nhưng phải đồng bộ một màu cho toàn bộ các đề mục.

Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế - 2

Phân email thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn không quá 5 dòng sẽ dễ đọc hơn.

Tất nhiên, nội dung cần xếp từ trên xuống theo mức độ quan trọng giảm dần. Và bạn không được quên lời chào hỏi đầu email, cũng như lời cảm ơn, lời chúc và thông tin liên lạc của mình ở cuối email.

Đừng quá màu mè

Dù biết là bạn muốn làm nổi bật một số chi tiết trong email, nhưng đừng nên dùng hết màu này đến màu khác để tô cho những phần đó, mà hãy tận dụng tùy chọn in đậm của trình soạn thảo, chỉ khi nào thật sự cần thiết mới dùng thêm màu sắc khác lạ.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh in hoa hay in nghiêng cho nguyên một câu hay một đoạn văn, rất khó đọc! Nếu có chèn hình thì phải biết lựa vị trí thích hợp. Font Tahoma là kiểu chữ rất được ưa chuộng khi soạn email.

Đặt tên tập tin đính kèm thật khoa học

Không dùng các ký tự có dấu Tiếng Việt, không dùng khoảng trắng cho tên tập tin đính kèm, không sử dụng những tên vô nghĩa hoặc quá chung chung, mà bạn hãy đặt tên tập tin thật khoa học. Nếu có nhiều tập tin thì phải sắp xếp theo đúng thứ tự từ cách đặt tên cho đến bước đính kèm vào email. Chẳng hạn, 1.MyNgoc_DonXinViec, 2.MyNgoc_SoYeuLyLich, 3.MyNgoc_Hinh.

Để tránh bị “spam” email dai dẳng, bạn hãy cân nhắc “tick” vào trước những email chắc chắn là thư rác, rồi cho vào sọt rác hoặc xóa hẳn, chứ đừng đọc. Bởi vì, nếu bạn nhấn vào đọc email rác đó thì người gửi dễ dàng biết được email của bạn là có thật, như vậy rất có thể bạn sẽ bị spam nhiều hơn về sau.
Theo Ngọc Phạm (Khampha.vn)
Mạng xã hội Facebook Vụ Facebook không cho xóa status: Nút  " Delete "  bỗng nhiên trở lại Sau nhiều giờ "ẩn tích", tùy chọn xóa status đã trở lại với các tài khoản Facebook.
18/11/2017 08:00
Công nghệ Trí tuệ nhân tạo sắp thay thế các luật sư? Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đang cho thấy những bước tiến lớn trong thời gian gần đây, và có lẽ thời điểm các...
18/11/2017 06:00
Khám phá vũ trụ Nhà khoa học NASA tuyên bố  " sốc "  về sứ mệnh tìm người ngoài hành tinh Nếu tuyên bố của nhà khoa học này là thật thì bạn sẽ sớm gặp người ngoài hành tinh.
17/11/2017 19:00
Mạng xã hội Facebook 3 cách xóa status, hình ảnh trên Facebook khi nút  " Delete "  không còn Nút "Delete" có thể đã mất trên trình duyệt web máy tính, nhưng Facebooker đừng quá lo lắng.
17/11/2017 15:45
Mạng xã hội Facebook NÓNG: Hàng loạt tài khoản Facebook không thể xóa status cũ Cả status cũ và mới đều không thể xóa khi lướt Facebook bằng trình duyệt web.
17/11/2017 15:15
iOS 11 Apple phát hành iOS 11.1.2: Sửa lỗi iPhone bị  " đóng băng " Bản cập nhật mới này được Apple tập trung xử lý nhiều lỗi trên iPhone X.
17/11/2017 12:43
Điện thoại Sony Xperia Smartphone đầu tiên có camera kép của Sony sắp xuất hiện Sony H3213 Avenger sẽ là chiếc điện thoại thông minh sở hữu camera kép đầu tiên của hãng.
18/11/2017 08:00
Apple Apple đã bán 3,9 triệu chiếc Apple Watch trong quý 3 Ở phân khúc đồng hồ thông minh, Apple Watch vẫn giữ vị trí đầu bảng, tiếp theo là đến Huawei.
18/11/2017 07:30
Điện thoại Smartphone Galaxy J2 Pro (2018) và J5 Prime mới lộ diện Bộ đôi điện thoại mà Samsung đang phát triển là Galaxy J2 Pro (2018) và J5 Prime (2017) vừa bất ngờ xuất hiện trong...
18/11/2017 06:00
Điện thoại Smartphone Những smartphone giá rẻ và tầm trung hot nhất hiện nay Những chiếc smartphone trong bài không chỉ có mức giá phù hợp mà còn mang đến những tính năng hấp dẫn để đáp ứng tiêu...
17/11/2017 19:00
Samsung Galaxy Đập hộp Galaxy Note FE: Đẹp long lanh, hiệu năng mạnh Chiếc Galaxy Note FE sở hữu thiết kế cao cấp của dòng Galaxy Note, hiệu năng mạnh mẽ, trong khi giá bán chỉ khoảng...
17/11/2017 15:00
Đổ xô mua smartphone Ram 2G, Rom 16G, giảm giá còn 1,8 triệu đồng Với mức giá chỉ còn 1,8 triệu đồng, màn hình 5,5 inch HD, ARBUTUS MAX PRO hiện đang là smartphone màn hình khổng lồ...
17/11/2017 14:00
   
  • Các chuyên mục khác